הטכנולוגיה והחדשנות נראית בכל מקום ומכונות הצילום הישנות, עברו שינויים מהותיים בשנים האחרונות כדי להתאים את עצמן למציאות העכשווית.
מכונות צילום משולבות
עד לפני כמה שנים, במשרדים היה צורך לבצע הרבה מאד פעולות שכללו צילום של מסמכים, הדפסה ושילוח של מסמכים בפקס. אך כעת השימוש באופציות הללו היא פחותה באופן משמעותי וזאת לאור השימוש התדיר במיילים תוך הוספת קבצים רלוונטיים, או לחלופין העברתם באמצעות תוכנת הווטס אפ. המגמה היא ליצור העברה מהירה של מסמכים באמצעות מכונות צילום משולבות ולכן השימוש עבר לסריקה הן בשחור לבן והן בצבע, על פי הצורך.
מסמכים מקוריים
בעבר היה צורך תכוף לצלם מסמכים כדי ליצור העתקים למסמכים מקוריים, אך היום סורקים את המסמך והנראות שלו זהה לחלוטין למסמך המקורי ולכן הצורך לצלם הופך למיותר.
גם מסמכי הנהלת חשבונות מופקים כעת באמצעות תוכנות אינטרנטיות ולכן המסמכים הם בעלי חתימה דיגיטלית, דבר המעיד על המקוריות שלהם. לכן אם יש צורך מפיקים עותק נוסף ושולחים אותו ללקוח.
העידן החדש של מכונות הצילום
מכונות צילום משולבות חדשניות מכילות במכשיר אחד כמה פונקציות, הדפסה של מסמכים, צילום שלהם בעותק אחד או בכמה עותקים על פי הפקודה הניתנת למכשיר, סריקה בשחור לבן, סריקה בצבע והעברת פקסים. העובדה שכל הפונקציות הללו קיימות בתוך מכונות צילום משולבות, מאפשרת ללקוחות לרכוש או לשכור מכונה אחת והיא מסייעת להם בביצוע כל העבודות המשרדיות. זאת במקום כמה מכונות שממוקמות במזכירות ותופסות מקום רב ומיותר.
הפניות מהמכונה למחשב
לאור השימוש הרב במחשב, מכונות צילום משולבות מייעלות באופן משמעותי את העבודה וזאת על ידי כמה פעולות כמו לדוגמה. בתום סריקה של מסמך אחד או של כמה מסמכים, הקובץ מועבר ישירות למחשב וכך העובד מעניק לו שם ושולח אותו לכל גורם רלוונטי במייל. מסמכים שמגיעים באמצעות הפקס, מועברים למחשב באופציה של מייל וכך המידע מגיע לעובד והוא אינו זקוק לאופציה של הדפסה אלא עושה את השימוש הנחוץ במסמך זה.
כמו כן יש מכונות צילום משולבות ומתוחכמות אשר מבצעות מהלכים אוטומטיים של סריקת המסמכים לענן, אפשרויות של סריקה למחשב על ידי קבלת פקודה מהטלפון הסלולרי, סריקה ישירה אל המייל של הלקוח הספציפי, סריקת כמה מסמכים לקובץ אחד ועוד.
נוחות בעבודה השוטפת
שימוש באפשרות של מכונות צילום משולבות, מייעלת באופן מהותי את העבודה בכל משרד ומאפשרת לעובדים לפעול במהירות ולקדם תהליכים מול הלקוחות השונים, לשביעות רצונם המלאה.