למרות כל ההתקדמויות הטכנולוגיות והדיגיטליות של ימינו, השימוש בנייר במשרדים רק הולך וגובר עם השנים, ועדיין לא נמצא תחליף ראוי לכל אותם הדפים שיש להדפיס כחלק מהעבודה השוטפת.
כמובן שגם ההוצאות הכספיות עולות בהתאם, כך שאחת המשימות החשובות ביותר של בעלי המשרדים היא לדעת כיצד לנהל בצורה אפקטיבית את כל ההדפסות במשרד, במטרה להפוך את העבודה לנוחה יותר ולחסוך אלפי ואף עשרות אלפי שקלים בשנה.
כפי שתבינו מיד, ניתן לעשות זאת באמצעות תשתית מתאימה, תוכנות חכמות וכמובן, בחירת סוג המדפסות באופן מושכל. כאן נעמוד על שלושה היבטים אלו.
תשתית ההדפסה
שימוש בחומר מודפס הוא כאמור חלק בלתי נפרד מהשגרה במשרד ולכן המדפסות מהוות כלי עבודה לכל עניין ודבר. על מנת שהעבודה במשרד תהפוך לנוחה ויעילה יותר, יש להכין תשתית ראויה לאותן מדפסות כאשר ניתן לבחור מבין האופציות הבאות :
- מדפסות שמחוברות ישירות למסופי העבודה.
- מיקום המדפסות ב- "חדר מדפסות" ייעודי.
- הצבת מדפסות משותפות (שאינן מחוברות למחשבים מסויימים) ע"י כבל רשת או wi-fi.
כך למשל, ניתן להציב מדפסת לייזר צבעונית אחת במסדרון כך שתשרת את כל העובדים. לחלופין אפשר לבחור באפשרות של מדפסות אישיות לכל עובד, בחיבור ישיר למסוף, או פשוט להציב מספר מדפסות משולבות בחדר מדפסות ייעודי. באופן זה שומרים על יעילות העבודה וכמו כן על בריאות העובדים שלא עובדים בסמוך מידי למדפסות הרבות שבמשרד. כמובן שאם תשכילו להשתמש במדפסות רשת (קוויות או אלחוטיות) הרי שתשיגו גמישות רבה יותר בבחירת המיקום הנכון והמתאים ביותר עבור המדפסות.
תוכנות ניהול הדפסה
בתור מנהלי ובעלי המשרד עומדת תמיד לנגד עיניכם המטרה של חיסכון בכסף ובמקרה הספציפי שלכם – החיסכון יושג באמצעות שליטה ובקרה על הוצאות ההדפסה. הדרך הטובה ביותר להשיג זאת היא באמצעות שימוש בתוכנות לניהול הדפסה. תוכנות אלו מאפשרות בכל עת לדעת בדיוק מהם צרכי ההדפסה של המשרד ושל כל היחידות הפועלות בו. תוכנה איכותית יכולה לנהל את הרשאות ההדפסה ביתר קלות (מי יכול להדפיס ובאילו מדפסות הוא יוכל להשתמש) ולבדוק מי מדפיס, כמה, האם מתבצע בעיקר שימוש במדפסות שחור לבן או צבע, האם העובדים משתמשים בהדפסות דו-צדדיות וכמו כן, לבדוק את יעילות תפוקת המדפסות הקיימות.
זה נכון שניתן לרכוש מלכתחילה מדפסת לייזר שלה מונה מיוחד לספירת מספר הדפים שהודפסו בפרק זמן מסויים, אך היא לעולם לא תוכל לספק מידע על זהות המדפיס (העובד או היחידה) ולא יהיה ניתן לקבל החלטות חכמות שבסופו של דבר חוסכות זמן וכסף מרובים.
בחירת המדפסות למשרד
כל משרד זקוק למדפסות בעלות מאפיינים שונים. ישנם משרדים שזקוקים להדפסות רבות, אחרים מדפיסים מעט. ישנם משרדים שזקוקים להדפסה איכותית יותר ואחרים פחות. גודל הדפים, רזולוציה, מהירות ההדפסה – כל אלו ועוד הינם חלק מהמאפיינים הטכניים של המדפסות שתבחרו. לכן, על מנת לנהל את מערכת ההדפסות בצורה אפקטיבית, יש לבחור את המדפסות המתאימות ביותר לצרכים.
כמובן שבעולם העסקים הדינאמי של ימינו נכנסים מידי פעם גם פרוייקטים שהמדפסות הרגילות לא מסוגלות לעמוד בהם, ולכן ניהול ההדפסות במשרד באופן מושכל אמור לכלול לא רק רכישה (או השכרה) של מדפסות למגוון צרכים, אלא גם לקחת בחשבון השארת תקציב מסויים למשימות מיוחדות בהם רצוי להתקשר לפריזמה בית דפוס שמציע שירותי הדפסה מתקדמים יותר.
עכשיו כשאתם יודעים כיצד לנהל את ההדפסות במשרד שלכם על שלל ההיבטים, תוכלו לחסוך זמן וכסף מרובים ולעבוד בצורה יעילה בהרבה. בהצלחה!